Zaman idarəsi həyatımızda effektivliyi artıran və məhsuldarlığı yüksəldən əsas bacarıqlardan biridir.
Azerforum.com bildirir ki, bu gün dünyada sürətli həyat tərzi və çox sayda məsuliyyətlər hər kəsin vaxtını düzgün şəkildə idarə etməsini zəruri edir. Effektiv zaman idarə etmə insanlara daha az stress altında daha çox iş görmə imkanı verir. Əgər gündəlik işlərinizi vaxtında və səmərəli şəkildə yerinə yetirmək istəyirsinizsə, zaman idarəsi texnikaları sizə kömək edə bilər. Bunun üçün ən mühüm addım hansının sizin üçün daha effektiv işlədiyini tapmaqdır. Bu yazıda təqdim etdiyimiz 8 texnika hər kəsin işinə yaraya biləcək fərqli metodları əhatə edir. Pomodoro texnikasından tutmuş Pareto prinsipinə qədər müxtəlif yanaşmalarla zamanınızı daha yaxşı idarə edə biləcəksiniz. Hər texnika fərqli ehtiyacları qarşılayır və hər birini sınamaqla hansının sizə daha uyğun olduğunu öyrənə bilərsiniz. İndi isə hər bir texnikanın necə işlədiyini daha yaxından araşdıraq.
1. Pomodoro texnikası
Pomodoro texnikası fokuslanmış iş sessiyaları ilə qısa fasilələri birləşdirən bir metod olaraq tanınır. Bu texnikanın əsas məqsədi işə olan diqqəti maksimum səviyyəyə çatdırmaq və fasilələrlə diqqət dağılmalarını minimuma endirməkdir. Pomodoro texnikasında hər bir iş dövrü 25 dəqiqəlik bir müddəti əhatə edir, buna "pomodoro" deyilir. Hər bir 25 dəqiqəlik iş sessiyasından sonra 5 dəqiqəlik qısa fasilə verilir. Bu dövrlər dörd dəfə təkrarlanandan sonra daha uzun, 15-30 dəqiqəlik bir fasilə vermək təklif olunur. Texnika fokuslanma bacarıqlarını inkişaf etdirir və işin daha strukturlu şəkildə yerinə yetirilməsinə kömək edir. İnsanlar bu texnikanı tətbiq edərək daha çox işin qısa zamanda bitirildiyini qeyd edirlər. Bu texnika, xüsusilə uzun müddət bir iş üzərində işləməkdə çətinlik çəkən və asanlıqla diqqəti dağılmağa meylli olan insanlar üçün əlverişlidir. Pomodoro sayəsində işin monotonluğu azalır və işə davamlı fokuslanmaq daha asan olur. Nəticə etibarilə, Pomodoro texnikası zamanın effektiv idarəsi üçün güclü bir vasitədir.
2. Eisenhower matrisi
Eisenhower Matrisi vaxtın idarə edilməsində tapşırıqların prioritetləşdirilməsi üçün nəzərdə tutulan dörd sahəli bir matrisdir. Matris iki əsas meyar əsasında təşkil olunur: vaciblik və təcililik. İşləri bu iki meyara görə ayırmaq, hansı tapşırıqların dərhal həll edilməsi və hansının təxirə salınması və ya başqasına həvalə edilməsi lazım olduğunu müəyyən etməyə kömək edir. Birinci kateqoriyada həm təcili, həm də vacib işlər yer alır ki, bu işlər dərhal yerinə yetirilməlidir. İkinci kateqoriyaya vacib, lakin təcili olmayan işlər daxildir və bu işlər gələcəkdə planlaşdırılmalıdır. Üçüncü kateqoriyaya təcili, lakin vacib olmayan işlər daxildir və bu işlər başqasına həvalə edilə bilər. Dördüncü kateqoriyaya isə nə təcili, nə də vacib işlər daxildir ki, bunlar adətən iş planından çıxarılır. Bu metod iş yükünü səmərəli şəkildə idarə etməyə və vaxtı daha yaxşı planlamağa kömək edir. Eisenhower Matrisi sadə, lakin çox təsirli bir zaman idarəetmə texnikasıdır və işləri düzgün prioritetləşdirərək produktivliyi artırır.
3. Pareto prinsipi (80/20 qaydası)
Pareto prinsipi işlərinizin 80%-nin nəticələrinin 20%-dən gəldiyini bildirən bir qaydadır. Bu zaman idarəetmə texnikası insanların daha çox diqqət yetirməli olduğu əsas fəaliyyətlərə fokuslanmasına kömək edir. Məsələn, işlərinizin böyük hissəsini ən vacib olan az sayda tapşırıqlar təşkil edirsə, o zaman bu tapşırıqların üzərində işləmək sizə daha çox nəticə verəcəkdir. Pareto prinsipi işlərinizin effektivliyini artırmaq üçün çox faydalıdır, çünki vaxtınızı ən çox məhsuldarlıq gətirən fəaliyyətlərə sərf etməyinizi tövsiyə edir. Əsas məqsəd az sayda işi düzgün yerinə yetirərək daha çox nəticə əldə etməkdir. Beləliklə, hər bir şəxs işlərinin məhsuldarlığını artırmaq üçün tapşırıqlarını analiz etməli və ən vacib olanları təyin etməlidir. Pareto qaydası həm iş həyatında, həm də şəxsi həyatın zaman idarəsində geniş tətbiq edilə bilər. Nəticədə, bu texnika ilə zamanınızı daha yaxşı idarə edə və daha yüksək nəticələr əldə edə bilərsiniz.
4. GTD (Get Things Done) texnikası
David Allen tərəfindən yaradılan GTD texnikası insanın beynini boşaldaraq işləri daha effektiv şəkildə planlamağa və yerinə yetirməyə kömək edir. Bu texnika işlərin yaddaşda saxlamaq əvəzinə yazılı və ya rəqəmsal bir mühitdə qeyd edilməsinə əsaslanır. GTD texnikası beyin gücünü düşüncə və yaradıcılığa yönəltməyi hədəfləyir, çünki beyin yalnız məntiqi və yaradıcılıq işləri üçün istifadə edilməlidir. İlk addım olaraq bütün tapşırıqlar və işlər bir yerdə toplanır və sonra ardıcıl şəkildə icra planına uyğun olaraq işlənir. GTD texnikasında işlər daha strukturlu və məntiqi qaydada yerinə yetirilir ki, bu da zamanın səmərəli istifadə olunmasına gətirib çıxarır. Bu texnika ilə işlərin ardıcıllığı daha aydın olur və təxirə salmadan yerinə yetirmək mümkün olur. GTD metodu eyni zamanda həm kiçik, həm də böyük layihələr üçün istifadə oluna bilər və nəticədə hər bir işin daha səmərəli idarə olunmasını təmin edir.
5. Blok zamanlama texnikası
Blok zamanlama texnikası hər bir iş üçün xüsusi vaxt blokları ayırmaqla işləri planlamağa kömək edir. Bu texnikada gün və ya həftə müəyyən zaman bloklarına bölünür və hər bir blok müəyyən bir işə həsr olunur. Məsələn, səhər saatları yazı yazmaq üçün, günorta isə görüşlər üçün ayrılır. Hər bir zaman bloku müəyyən bir məqsədə yönəldilir və o müddət ərzində yalnız həmin işə fokuslanılır. Bu texnika gün ərzində işlərin daha təşkilatlı və planlı olmasına kömək edir. Eyni zamanda, zaman bloklarının ardıcıllığı müəyyən edildikdə diqqət dağılmaları azalır və işlər daha səmərəli yerinə yetirilir. Blok zamanlama ilə bir işdən digərinə keçid daha asan və sürətli olur, çünki hər bir iş üçün xüsusi vaxt təyin edilmişdir. Bu texnika, eyni zamanda uzunmüddətli layihələri kiçik və idarəolunan hissələrə bölərək onları daha asan yerinə yetirməyə imkan verir. Blok zamanlama ilə zamanın səmərəli idarəsi daha asan və nizamlı olur.
6. ABCDE metodu
ABCDE metodu işləri əhəmiyyət və təcililik dərəcəsinə görə kateqoriyalara bölməyi təklif edən bir yanaşmadır. İşlərin dərəcələndirilməsi A-dan E-yə qədər hərflərlə aparılır və hər bir kateqoriya fərqli əhəmiyyət dərəcəsini əks etdirir. A kateqoriyasına daxil olan işlər ən vacib və təcili olan tapşırıqları əhatə edir və bu işlər dərhal yerinə yetirilməlidir. B kateqoriyasına vacib, lakin o qədər də təcili olmayan işlər daxildir və onlar daha planlı şəkildə icra edilməlidir. C kateqoriyası vacib olmayan, lakin müəyyən dərəcədə yerinə yetirilməsi lazım olan işləri əhatə edir. D kateqoriyasında isə tapşırıqlar başqasına həvalə edilə bilən işlərdən ibarətdir. E kateqoriyası isə ümumiyyətlə aradan qaldırılacaq və ya diqqətə alınmayacaq işləri əhatə edir. Bu metodla işlərə öncəlik vermək asanlaşır və zamanın daha səmərəli istifadəsi mümkün olur. ABCDE metodu işləri prioritetləşdirmək üçün çox təsirli bir üsuldur. İnsana daha vacib və təcili olan işləri müəyyən etməyə və onları vaxtında yerinə yetirməyə kömək edir. Eyni zamanda, təcili və vacib olmayan işləri ayıraraq vaxtı boş yerə sərf etməməyə imkan verir. Bu metodla çalışaraq daha məhsuldar olmaq və işləri vaxtında yerinə yetirmək mümkündür. İşlərə öncəlik vermək həm şəxsi, həm də peşəkar həyatda daha yaxşı nəticələr əldə etməyə kömək edir. ABCDE texnikası zaman idarəsinin əsas prinsiplərindən birini təşkil edir və işləri düzgün planlaşdıraraq vaxtı effektiv şəkildə istifadə etmə imkanı yaradır. Zaman idarəsində bu texnika həm böyük layihələrdə, həm də kiçik gündəlik işlərdə istifadə oluna bilər.
7. Parkinson qanunu
Parkinson qanunu işlərin müddətinin onlara ayrılan vaxtdan asılı olaraq uzanması prinsipini izah edir. Başqa sözlə, bir iş üçün nə qədər çox vaxt ayrılırsa, həmin iş o qədər uzun çəkir. Bu qanuna əsasən bir işi daha qısa müddətdə bitirmək üçün ona məhdud bir zaman təyin etmək lazımdır. Məsələn, əgər bir layihə üçün 3 gün ayrılarsa, o zaman bu işin tamamlanması həqiqətən də 3 gün çəkəcək. Lakin eyni iş üçün 1 gün təyin edildikdə, bu iş daha sürətlə yerinə yetiriləcəkdir. Parkinson qanunu zaman idarəsində daha çevik və nəticəyönümlü işləməyə kömək edir. İşləri vaxtında bitirmək üçün özünüzə müəyyən son tarixlər qoymaq faydalıdır. Bu məhsuldarlığı artırmaq və işləri vaxtında yerinə yetirmək üçün güclü bir üsuldur. Əgər insanlar işlərinə məhdud bir zaman çərçivəsi təyin etsələr, o zaman bu işlər daha tez və effektiv şəkildə tamamlanacaqdır. Bu texnika ilə işləri təxirə salmaq əvəzinə, vaxtında yerinə yetirmək mümkün olur. Nəticə etibarilə, Parkinson qanunu ilə zamanın idarə olunması məhsuldarlığı artırmaq və daha sürətli işləmək üçün əla bir vasitədir.
8. Zeigarnik effektindən istifadə
Zeigarnik effekti yarımçıq qalan işlərin insan beynində daha çox yadda qaldığını və insanın həmin işləri bitirmək üçün daha çox motivasiya olduğunu izah edir. Bu effektə əsasən bir işə başlayarkən onu tamamlamadan dayandırmaq beyində narahatlıq yaradır və həmin işin bitirilməsi üçün davamlı düşüncə yaradır. Bu texnikadan istifadə edərək çətin və motivasiya tələb edən işlərə başlamaq asanlaşır. Yarımçıq qalan işlər beyində narahatlıq yaratdığı üçün insanın o işləri bitirmək üçün təbii bir ehtiyac yaranır. Bu da həmin işin daha qısa müddətdə və effektiv şəkildə tamamlanmasına kömək edir. Zeigarnik effekti, xüsusilə böyük layihələrdə və uzunmüddətli işlərdə faydalı ola bilər, çünki başlanğıc adətən ən çətin mərhələdir. İşə başlamaqla birlikdə, yarımçıq qalmış işlər sizə daimi olaraq xatırladılır və o işləri bitirmək üçün motivasiya artır. Bu texnika işləri tez və ardıcıl şəkildə yerinə yetirmək üçün faydalı bir üsuldur. Eyni zamanda, yarımçıq qalmış işlərə diqqət verərək işlərin dağınıqlığını azaltmaq və iş yükünü səmərəli şəkildə idarə etmək mümkündür. Nəticədə, Zeigarnik effekti ilə zamanın effektiv idarə olunması məhsuldarlığı artırır və işlərin tamamlanmasına təkan verir.
